zebranie

Jak organizować zebrania wspólnot mieszkaniowych w czasie pandemii?

Dodano 12.05.2021, Kategoria: Blog, Tagi:

Dla prawidłowego funkcjonowania wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych konieczne jest regularne organizowanie zebrań, podczas których członkowie mają możliwość przedyskutowania istotnych dla nich kwestii oraz podjęcia niezbędnych uchwał. Organizacja corocznych zebrań ogółu właścicieli lokali jest obowiązkiem każdego zarządcy bądź zarządu nieruchomości. W czasie pandemii, z uwagi na obostrzenia sanitarne, przeprowadzanie zebrań wspólnot mieszkaniowych oraz głosowanie poszczególnych uchwał stanowią sporą trudność. Poniżej przedstawiamy aktualne możliwości organizacji zebrań wspólnot w okresie pandemii.

Zebrania stacjonarne w reżimie sanitarnym 

Organizowanie przez wspólnoty mieszkaniowe zebrań stacjonarnych jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy obowiązujące w danym momencie przepisy ministerialne przewidują taką możliwość. Jeśli ma to miejsce, zebrania muszą odbywać się zgodnie z obowiązującymi w danej chwili obostrzeniami. Przede wszystkim organizator, tj. zarządca lub podmiot zewnętrzny zajmujący się obsługą wspólnot mieszkaniowych, powinien zastosować się do podanego w aktualnym rozporządzeniu limitu osób przebywających na sali.  Dodatkowo wszyscy obecni mają obowiązek przestrzegania reżimu sanitarnego podczas trwania zebrania, a zatem powinni zachować odpowiedni dystans, zdezynfekować dłonie oraz korzystać z maseczek ochronnych. Jeśli limit osób podany w rozporządzeniu nie pozwala na przeprowadzenie zebrania, warto zastanowić się nad przyjęciem formuły hybrydowej (do limitu nie są wliczani pracownicy zarządcy).

Zebrania w formule hybrydowej i zdalnej 

Formuła hybrydowa polega na organizacji spotkania stacjonarnego (o ile jest to na dany moment dozwolone) z uwzględnieniem limitu osób, do którego zdalnie, przy wykorzystaniu urządzeń komunikacji zdalnej, przyłączają się inni członkowie wspólnoty. Głosowanie nad projektami uchwał może odbywać się w trybie online – poprzez komunikację e-mail lub przy użyciu dedykowanych platform i aplikacji stosowanych w danej wspólnocie. Alternatywnie głosowanie może odbyć się poprzez udostępnienie członkom wspólnoty specjalnej skrzynki, do której będą mogli wrzucić karty głosowania po zakończeniu zebrania. Rzadziej stosowanym rozwiązaniem jest metoda „od drzwi do drzwi”, polegająca na wysłaniu delegatów do każdego lokalu wspólnoty celem uzyskania ważnych głosów.

Zwołanie zebrania wspólnoty online to kolejny sposób na to, by nie doprowadzić do przestojów w podejmowaniu uchwał i rozwiązywaniu problemów mieszkańców. Na organizację zebrań w trybie zdalnym decydują się jednak głównie wspólnoty, w których przeważająca liczba członków ma dostęp do narzędzi teleinformatycznych i potrafi się nimi posługiwać. Sposób ten nie sprawdzi się w przypadku wspólnot mieszkaniowych, w których mieszka sporo osób starszych. Trudność w zorganizowaniu wirtualnego zebrania będą miały także wspólnoty z dużą liczbą członków (ponad 100). W celu sprawnej organizacji zebrań zdalnych warto zaopatrzyć wspólnotę w odpowiednie technologie i sprzęt, a także przygotować procedury dotyczące techniki ich prowadzenia.